Gestioneaza conversatiile WhatsApp impreuna cu echipa
Urmareste mesajele clientilor, consulta istoricul disponibil si raspunde din Swifty. Organizeaza solicitarile prin atribuiri, statusuri si note interne, in functie de configurare si permisiuni. Colegii autorizati pot continua discutia avand la dispozitie informatiile pastrate in aplicatie.
30 de zile. Fara card la crearea contului.
Context pentru fiecare coleg
Urmaresti discutia
Consultati mesajele si istoricul disponibil in Swifty, in limita accesului acordat, inainte de a continua conversatia.
Organizezi solicitarile
Folosesti atribuirea si statusurile disponibile conform configurarii si permisiunilor pentru a urmari cine se ocupa de solicitare si ce mai trebuie rezolvat.
Pastrezi informatiile interne
Adaugi note pentru utilizatorii autorizati, fara sa le trimiti clientului ca mesaje WhatsApp.
Cum lucreaza echipa in conversatii
Gasesti conversatia potrivita
Cauti contactul si folosesti filtrele disponibile pentru a urmari conversatiile. In functie de configurare si de rol, poti vedea discutiile deschise, inchise, neatribuite sau alocate unui anumit coleg.
Raspunzi din aplicatie
Scrii raspunsul si il trimiti din zona de conversatii. Poti folosi text, fisiere multimedia sau un template disponibil, in functie de conditiile aplicabile conversatiei si de permisiunile tale.
Atribui solicitarea si actualizezi statusul
Cand gestionarea tichetelor este activata, utilizatorii cu permisiunile necesare pot atribui conversatia unui coleg si pot modifica statusul in deschisa sau inchisa. Atribuirea arata responsabilul ales; nu inseamna ca acesta a raspuns deja.
Adaugi note pentru colegi
Notele interne pastreaza detalii utile pentru continuarea discutiei: ce trebuie verificat, ce ai discutat cu clientul sau care este urmatorul pas. Sunt disponibile utilizatorilor autorizati si sunt distincte de mesajele trimise pe WhatsApp.
Accesul se stabileste prin roluri
Fiecare coleg foloseste propriul cont. Rolul din organizatie stabileste conversatiile pe care le poate vedea si actiunile disponibile.
Accesul poate fi limitat la conversatiile atribuite. Vizualizarea, trimiterea mesajelor, atribuirea si schimbarea statusului nu sunt aceeasi permisiune.
Operatorii, automatizarile si AI
Un coleg autorizat poate continua discutia dupa un raspuns automat sau dupa asistenta AI, consultand mesajele disponibile si informatiile interne.
In conditiile configurate in aplicatie, trimiterea cu succes a unui raspuns manual poate pune asistenta AI pentru contact pe pauza.
Aceasta nu inseamna oprirea tuturor raspunsurilor predefinite sau a fluxurilor si nici o pauza permanenta. Verifica starea AI si mecanismele configurate atunci cand continui conversatia.
Solicitarea unui operator nu garanteaza preluarea imediata. Echipa raspunde in functie de disponibilitate.
Vezi automatizarile WhatsApp si descopera chatbotul AI.
AI care ajuta operatorul
Sugestii pe care le verifici inainte de trimitere
Soliciti o sugestie AI, iar textul apare in editor. Il citesti, il poti modifica si decizi daca il trimiti. Generarea sugestiei nu trimite automat mesajul catre client.
Rezumate pentru orientare
Poti solicita un rezumat AI al mesajelor disponibile pentru analiza. Acesta te ajuta sa identifici subiectele discutate si detaliile de urmarit, dar nu inlocuieste istoricul.
Verifica intervalul analizat si mesajele originale pentru informatiile importante. Daca discutia nu contine suficiente informatii sau mai sunt mesaje de analizat, aplicatia semnaleaza situatia.
Exemplu: o solicitare continuata de echipa
Exemplu ilustrativ, fara date reale.
- Clientul intreaba: "As vrea mai multe informatii despre serviciul de instalare."
- Un coleg autorizat consulta discutia: verifica raspunsurile deja disponibile si informatiile primite de la client.
- Solicitarea este atribuita: un utilizator cu drepturile necesare o aloca unui coleg, daca gestionarea tichetelor este activata.
- Colegul continua: in limita permisiunilor sale, adauga o nota interna despre verificarea necesara si trimite raspunsul dupa clarificare.
- Statusul este actualizat: dupa rezolvare, un utilizator autorizat poate marca discutia ca inchisa.
Cum incepi
1. Creezi contul si conectezi numarul
Creezi contul de test si conectezi numarul WhatsApp folosind varianta eligibila pentru afacerea ta.
2. Inviti colegii si stabilesti accesul
Adaugi membrii echipei in limita planului si alegi rolurile potrivite. Pentru atribuire si statusuri, verifici configurarea gestionarii tichetelor.
3. Verifici modul de lucru
Testezi ce vede fiecare rol, trimiterea unui raspuns, atribuirea unei solicitari si adaugarea unei note. Daca folosesti AI, verifici separat sugestiile, rezumatele si starea asistentului.
Membri si functii AI
Basic include 1 membru, Plus include 3 membri, Professional include 5 membri. Proprietarul este inclus in numarul membrilor.
Sugestii AI de raspuns in chat: incluse in Plus, Professional si Trial, nu in Basic.
Rezumate AI ale conversatiilor: incluse in Plus, Professional si Trial, nu in Basic.
Functiile AI necesita configurarea cheii OpenAI proprii, inclusiv in Trial, iar consumul OpenAI este separat de abonamentul Swifty.
In Trial poti testa toate modulele Swifty timp de 30 de zile, fara card la crearea contului.
Intrebari frecvente despre conversatiile in echipa
Fiecare membru vede toate conversatiile?
Nu. Accesul depinde de rolul si permisiunile din organizatie. Un coleg poate avea acces la toate conversatiile permise sau numai la cele care ii sunt atribuite.
Pot atribui o conversatie unui coleg?
Da, cand gestionarea tichetelor este activata si ai permisiunea de atribuire. Atribuirea indica responsabilul ales, nu confirma ca solicitarea a fost deja preluata sau rezolvata.
Notele interne sunt trimise clientului?
Nu. Notele sunt pastrate in Swifty pentru utilizatorii autorizati si sunt distincte de mesajele WhatsApp trimise clientului.
Sugestiile AI se trimit automat?
Nu. Sugestia apare in editor. Operatorul o verifica, o poate modifica si decide daca o trimite.
Rezumatul AI inlocuieste istoricul?
Nu. Rezumatul foloseste mesajele disponibile pentru analiza si poate acoperi numai o parte a discutiei. Pentru detalii importante, consulta si mesajele originale.
Voi vedea tot istoricul din telefon?
Pagina de conversatii afiseaza istoricul disponibil in Swifty. Conectarea numarului nu trebuie interpretata ca o garantie ca intregul istoric din telefon va fi disponibil. Consulta ghidul de configurare pentru varianta de conectare folosita.
Inchiderea conversatiei opreste toate automatizarile?
Nu trebuie interpretata astfel. Statusul conversatiei si functionarea automatizarilor sunt mecanisme distincte. Verifica separat starea AI si regulile sau fluxurile configurate.
